Категории
Основной целью системы управления документацией является управление информацией. В этой статье мы взглянем на некоторые важные моменты нужно обратить внимание при получении для Вашей организации. В нынешний цифровой век, все больше и больше компаний, организаций, группировок и отдельных лиц, теперь сохранения, обмена и совместного использования электронных данных в интернете, надо иметь упорядоченную систему, которая позволяет легко хранения и быстрого поиска для огромного количества информации и документов, которые должны быть доступны. Системы управления документами (DMS) делает именно это. Это поможет вам хранить, управлять и отслеживать соответствующие документы. Вы можете находить, получать, обновлять и обмениваться критически важной информацией в различные периоды работы, а также от различных рабочих проектов своевременно и эффективно, тем самым, упрощая процесс работы вашего бизнеса или организации.
В настоящее время существует множество систем управления, в любом доступном или дорогие модели, или в виде загружаемых систем с открытым исходным кодом, доступных бесплатно или за отдельную плату. Хотя цена, конечно, решающим фактором в покупке системы управления, функции, предлагаемые системой, должны быть основным соображением. Самой дорогостоящей системы не обязательно обладают лучшими, или, по крайней мере функции, которые вам особенно требуется для Вашего бизнеса. Так начните, имея хотя бы примерное представление о ваших требованиях.
Вы хотите систему, которая будет доступно всем пользователям, или тот, в котором каждый пользователь получает уникальный идентификатор и должны войти в доступ? В случае логины, пользователи могут создавать и редактировать личные профили, которые могут быть прочитаны другими пользователями в группе.
Преимущества входа системы DMS является очевидным и полезным, если безопасность является важным вопросом, и у вас есть документы, Вы не хотите доступны широкой общественности. Вы можете решить, какие документы доступны пользователям и в каком формате, то есть только для чтения, или скачать как текстовый документ или PDF, и так далее. Вы также можете разрешить или запретить документы должны быть направлены или по электронной почте с другими коллегами или сохраняются в онлайн папку пользователя.
Вы также хотите, DMS с простой в использовании системы обмена сообщениями фонда, с сообщением хранение, и список Сообщений, где вы можете увидеть все сообщения, размещенные вами или другими для вас, и создавать новые сообщения, которые Вы отправляете выбранному пользователю или нескольким пользователям или всем в ваш адрес в список.
Там должно быть странице контактов, где вы можете управлять все Ваши контакты и их адрес электронной почты и домашний/рабочий адрес. Вы должны быть в состоянии, чтобы просмотреть список контактов, управлять им в алфавитном порядке или алфавитном порядке, добавлять новые контакты, изменять существующие или удалять контакты, отправлять индивидуальные или групповые сообщения, пересылать сообщения, и так далее.
Поскольку основной целью ДМС является управление информацией, в ПМ должны быть хорошо определенными, четко разработанный и систематизированный раздел, который правильно классифицирует всех содержащихся в каталогах и их папки и файлы, а также все их конкретной информации относительно автора, размера, модификации, даты создания и изменения, и любые другие соответствующие детали.
Вы должны быть в состоянии получить доступ к любой информации с помощью простого нажатия кнопок и добавить, редактировать, удалять и переименовывать документы, как вы хотите. Вы должны быть в состоянии регулировать конфиденциальности или настройки просмотра. Вы должны быть в состоянии загрузить или скачать файлы.
Вы также должны иметь возможность поиска файлов с использованием соответствующих ключевых слов. Это одно несомненное преимущество хранения данных в режиме онлайн для подачи его на бумаге. С бумажной подачи, вы можете искать по категории или типа с онлайн-хранилище вы можете найти нужный файл по категориям и типу, а также ключевых слов или фраз.
Вы также должны иметь возможность хранить файлы Вы требуете в свой личный онлайн-библиотекой, откуда вы можете открыть или скачать их в любое время. Вам также потребуется административные функции, которые позволяют вам, как администратору, чтобы контролировать групповое или индивидуальное управление пользователями, управление доска объявлений, документооборота и управления.
Вы должны быть в состоянии разрешить добавление или удаление пользователей, активации или деактивации идентификатора пользователя, выделение памяти для пользователя, размещения домашних каталогов пользователей. Вы должны иметь возможность редактировать или удалять сообщения от любых пользователей. Вы должны быть в состоянии управлять и контролировать путь просмотра документов на рабочем месте и используются. Вы должны убедиться, что есть хорошо-вся помощь, которая рассказывает о том, как ДМС может быть использована, и что ее сделали доступной для всех пользователей.
С помощью ДМС-это не только удобно, это также уменьшает использование бумаги, расходов, связанных с хранением все бумаги, и время, затрачиваемое на поиск документов. Существует также меньше шансов потери или кладя документы. Так что это делает ваш рабочий процесс более эффективным и в то же время дружественной среде.